Преимущества перехода на электронные трудовые книжки

С 1 января 2020 года вступил в силу Федеральный закон  от 16.12.2019 N 439-ФЗ "О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в
электронном виде", направленный на реализацию проекта «Электронная трудовая книжка».

Электронные трудовые книжки - это сведения о трудовой деятельности работников, хранящиеся в электронном виде в информационных ресурсах Пенсионного фонда. Формируются работодателями в отношении работников, у которых были кадровые мероприятия, и передаются в Пенсионный фонд в установленном порядке с 1 января 2020 года.

Оператором по формированию сведений о трудовой деятельности в электронном виде является Пенсионный фонд РФ.

Напоминаем, что до 31 декабря 2020 года включительно работники должны определиться со своим решением, предоставив работодателю заявление в письменном виде:

• о выборе электронной формы трудовой книжки. В этом случае работодатель  бумажную трудовую книжку  с соответствующей записью выдаст ему на руки.
• о выборе бумажной формы трудовой книжки. В этом случае работодатель будет вести трудовую книжку и в старом, и в новом - электронном формате, одновременно.

Электронная трудовая книжка сохраняет практически весь перечень сведений, которые учитываются в бумажной трудовой книжке:

• место и периоды работы;
• должность (специальность, профессия);
• квалификация (разряд, класс, категория);
• даты приема, увольнения, перевода на другую работу;
• основания прекращения трудового договора.

Электронная трудовая книжка обеспечивает постоянный и удобный доступ работников к информации о своей трудовой деятельности, а работодателям предоставляет новые возможности кадрового учета. Переход на электронные трудовые книжки добровольный и позволяет сохранить бумажную книжку столько, сколько это необходимо.

Электронная трудовая книжка не предполагает физического носителя и реализуется только в цифровом формате. Просмотреть сведения электронной книжки можно в «Личном кабинете» на сайте Пенсионного фонда России или на портале Госуслуг, а также через соответствующие приложения для смартфонов. При необходимости сведения электронной трудовой книжки предоставляются в виде бумажной выписки. Предоставить ее сможет нынешний или бывший работодатель (по последнему месту работы), а также управление Пенсионного фонда России или Многофункциональный центр госуслуг (МФЦ). Услуга предоставляется экстерриториально, т.е. без привязки к месту жительства или работы человека. Цифровой формат трудовой книжки имеет значительные преимущества перед бумажным носителем:

- Удобный и быстрый доступ работников к информации о трудовой деятельности.

- Минимизация ошибочных, неточных и недостоверных сведений о трудовой деятельности.

- Дополнительные возможности дистанционного трудоустройства.

- Снижение издержек работодателей на приобретение, ведение и хранение бумажных трудовых книжек.

- Дистанционное оформление пенсий по данным лицевого счета без дополнительного документального подтверждения.

- Использование данных электронной трудовой книжки для получения государственных услуг.

- Новые возможности аналитической обработки данных о трудовой деятельности для работодателей и госорганов.

- Высокий уровень безопасности и сохранности данных.